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アルバイト・パートさんの採用や退職。
どんな事に気を付けるべき?

アルバイト・パートさんの採用や退職

新年度が始まる前のこの時期には、アルバイトやパートの方の採用や退職が多く発生しがちですよね。今回は、アルバイトさん、パートさんの採用や退職にあたり、気を付けるべきポイントを紹介します。

採用の時には

1 労働条件の通知
従業員(アルバイト・パート含む)を採用する際、使用者は、賃金や労働時間等労働条件を明示する義務があります(労基法15条)。
労働契約の期間や労働時間、賃金に関することなどを絶対的明示事項(必ず明示しなければいけない事項)として、書面で交付しなければなりません。

また、週所定労働時間が20時間以上の場合等一定の要件を満たしていれば、アルバイトでも雇用保険の被保険者となります(昼間学生の場合は対象外)。

更に、1週の所定労働時間および1か月の所定労働日数が正社員の4分の3以上の場合は、健康保険と厚生年金保険に加入しなければなりません(特定適用事業所の場合は別途要件があります)。

これらの諸条件について、口約束のまま採用すると後々のトラブルの原因となるリスクが高まります。必ず労働条件を書面で交付してお互いに確認、保管しておくようにしましょう。

頻度は高くありませんが、労働基準監督署からの来署依頼(調査)などが代表者(使用者)宛に届くことがあり、その際には、労働契約書(または労働条件通知書)、賃金台帳(または給与明細書)等の提示が求められます。しっかりと対策をしておくことで、不測の事態に備えておきましょう。

2 提出してもらうもの
・所得税の計算に必要となりますので、扶養控除等申告書を提出してもらいます。
・本人確認をした上で、マイナンバーを提出してもらいます。

毎日忙しい中で提出してもらう事を忘れてしまう場合もありますので、採用時に忘れない様に提出して貰うようにしましょう。

3 給与明細書、源泉徴収票の発行
給与を支払いの際には給与明細書を発行し、従業員に通知するようにしましょう。年末調整をした場合には源泉徴収票も発行して従業員本人に配布します。

フリーターや学生アルバイトで、後述の「健康保険上の被扶養者」となっている場合には、親等の家族(被保険者)が加入している健康保険組合等が、定期的な被扶養者認定の確認(調査)を行い、被扶養者の給与明細書や源泉徴収票等の提出を求められる場合があります。

4 「扶養の範囲内」について
フリーターや学生アルバイトの場合、親等の家族の扶養の範囲内で働くケースが多いと思います。
「扶養」には、

 ① 所得税法上の控除対象扶養親族
 ② 健康保険法上の被扶養者

がありますが、それぞれ「扶養」となる要件が異なりますので、事前に内容を確認しておきましょう。

アルバイトの場合、それぞれの「扶養の範囲内」で働いているつもりでも、収入(所得)を誤って把握していると扶養の範囲を超えているケースがあります。そのことが後で発覚した場合、それぞれの「扶養」から遡って削除されることがありますので、収入(所得)の管理、把握の義務は原則従業員本人にありますが、使用者としても正確に把握しておくことが重要です。

所得税法上の「扶養の範囲内」かどうかを判断し易くするために、給与明細書に1月からの課税支給の累計支給額を記載しておくことをお勧めします。

退職の時には

  1. 退職前の確認
    退職後に本人宛に送付する書類がありますので、必ず住所や連絡先を確認しておきま
    しょう。
  2. 退職後の手続き
    • 退職した従業員が雇用保険被保険者だった場合、雇用保険の資格喪失手続きが必要です。喪失手続きをすると、ハローワークから「離職票1,2」または「被保険者喪失確認通知書」が発行されますので、該当の従業員に送付します。退職した従業員が昼間学生の場合は、雇用保険は対象外です。
    • 退職した従業員の最終給与が確定したら源泉徴収票を発行し、本人に送付します。
    • 採用時に提示された退職従業員のマイナンバーは保持したままの状態にはせず、税や社会保障に関連する事務処理が不要になった段階(最長でも退職後7年以内)で、保管データや書類など完全に廃棄するようにしましょう。

まとめ

人手不足や働き方改革が叫ばれる時代だからこそ、あなたのお店を選んでもらい易くなるように、労働環境の整備や、少しでも長く、気持ちよく働いてもらうための仕組み作りは欠かせません。

そうはいっても忙しくてこれらの取り組みが進まない方は、HANJO給与などのサービスを活用してみることを検討してみてはいかがでしょうか。HANJO給与では、労働契約書のサンプル見本から、マイナンバーの管理、給与明細書や源泉徴収票の発行、「課税支給」の年計(累計)を給与明細書に記載するなど、皆さんの様々な悩みを、解消できる機能が満載です。無料でお試しできますし、まずは検討してみてはいかがでしょうか。

※本コラムは2019年2月現在の情報を元に作成されています。

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