事務処理・確定申告

複数店舗の勤怠管理・給与計算はクラウドで徹底しよう！

1店舗目の経営が軌道に乗り、2店舗目を出店する場合、店舗間の距離にもよりますがオーナーの目が届きにくくなります。なかでも、近年働き方改革の流れの中で厳格化されつつある勤怠管理などについて、ルーズな運用をしていた場合、従業員に訴えられて社会的信用を失う可能性が高まってきています。また、故意か故意ではないかはともかくとしても、従業員の打刻ミスや不正打刻による給与の過払いにも、これまで以上に注意を払う必要が出てきます。
従業員への給与（人件費）は一般的な飲食店経営において大きなウエイトを占めますが、一方で、飛躍的な売上アップをもたらすためには従業員の活躍が不可欠であることは言うまでもありません。従業員の適正な管理が、2店舗目を軌道に乗せるための重要なポイントになります。
そこでこのコラムでは、クラウドを活用して複数店舗の勤怠管理と給与計算を効果的に行う方法について、当サイト「HANJO TOWN」でご紹介している「HANJO給与」サービスとその専用アプリ「HANJOタイムレコーダー」による例示を交え解説します。

本コラムの目次

市販のタブレット（スマホ）をタイムレコーダー化
ICカードによる認証打刻で不正打刻防止
勤怠実績に基づいて給与を自動計算
費用対効果

市販のタブレット（スマホ）をタイムレコーダー化

厚生労働省が平成29年1月に公表した「労働時間の適正な把握のために使用者が講ずべき措置に関するガイドライン」
https://www.mhlw.go.jp/file/06-Seisakujouhou-11200000-Roudoukijunkyoku/0000187488.pdf
では、使用者が始業・終業時刻を確認し、記録する方法としては、原則として次のいずれかの方法によることが要件になっています。
(ア)使用者が、自ら現認することにより確認し、適正に記録すること。
(イ)タイムカード、ＩＣカード、パソコンの使用時間の記録等の客観的な記録を基礎として確認し、適正に記録すること。
よって、オーナーが常駐していれば、手書きのノートなどでも（ア）を満たすことができるといえますが、オーナーは1店舗目にいながら2店舗目を出店するとなると、店長が管理監督者と見なされないケースも多いため、いずれか、または両方の店舗で（イ）について整備をする必要が出てきます。必然的に、要件を満たすための機器の設置や運用コストなどが課題となります。

その有力な解決手段が、市販のタブレット（スマホ）にタイムレコーダーアプリをセットして利用する方法です。既に持っているタブレットや、もう使わなくなったスマホ端末などを流用すれば、初期投資も抑えられます。各社から無料・有料のアプリが多数提供されていまが、選定基準としては、従業員の名前など個人情報も登録したうえで、過去に遡って勤怠実績を確認する場合も想定されますので、データの保護が信頼できるかという点は重要なポイントになるでしょう。
また、飲食店の勤怠管理では、不規則になりがちな勤務実態への対応であったり、複数回の休憩打刻やまかない（食事）の提供有無などの管理が必要になったりするケースがあります。打刻用の端末は基本的に毎日利用することとなりますので、そういったポイントに対応できるか否かもしっかりと確認をするようにしましょう。

当サイトでご紹介している「HANJOタイムレコーダー」は、プライバシーマークの付与認定を受けています。また、有料契約中はデータが削除されませんので安心してご利用いただけます。飲食店向けを想定して開発されているので、複数回休憩の打刻やまかない提供有無について対応されています。

ICカードによる認証打刻で不正打刻防止

本来あってはならない話ですが、オーナーが常駐していないケースでは、仲の良い従業員同士が一緒になって、何かしらの不正を働く可能性は排除しきれません。当然勤怠打刻のシーンにおいても、不正な打刻により勤務時間も操作されてしまう可能性があります。こういった不正を完璧に防ぐことは難しいですが、以下のような対策で一定程度防止することはできます。

まず端末としてのタブレット（以下、特に記載しない場合、このコラムで「タブレット」といった場合、「スマホ」も含みます）本体の動作監視については、搭載されているOSや、セキュリティソフトなどが提供しているアプリのインストール・起動制限機能などを利用するとよいでしょう。
次に打刻の真偽を保つ方法については、従業員が持っている個人的な定期券などのICカードを活用して、端末にタッチさせて打刻を認証する方式を採用し、仲間同士での身代わり打刻を防ぐとよいでしょう。なお、「HANJOタイムレコーダー」をNFCが搭載されている端末にセットすれば、個人が所有しているICカード認証による打刻管理が可能です。

勤怠実績に基づいて給与を自動計算

勤怠管理アプリは、無料のもの含めたくさんのものが出回っていますが、給与計算については対応していないものが多いようです。この場合、勤怠管理アプリ上の勤怠実績データを CSV形式のファイルなどで出力し、別途給与計算のためのPCソフトなどに取り込んで運用することが想定されます。しかし、特に定休日も決まっておらず、日中～深夜まで営業している飲食店では、出勤時間と退勤時間から休憩時間を除いた、普通時間帯、残業時間帯、深夜残業時間帯の勤務時間を割り出し、従業員ごとに異なる時給や残業割増を掛け合わせて給与計算を行う必要があるので、その処理は一般的な企業以上に非常に煩雑であると言わざるを得ません。
また、給与を振込支給している場合は金融機関のスケジュールに合わせる必要がありますし、特に複数店舗の給与計算をしている場合は、勤怠実績（タイムカードなど）を送ってもらい、内容を確認してミスを修正し、給与計算を間に合わせるといったことが必要となります。給与計算においては基本的な計算ミスも許されませんので、時間的余裕がない上に、心理的にも相当な負担がかかってくる業務であると言えます。

「」で打刻をしていれば、勤怠実績はクラウド給与計算ソフトである「HANJO給与」に反映され、実績の確認（承認）操作を行うだけで給与計算が終了しますので、給与計算にまつわる負担は一挙に解消されます。

従業員の勤怠管理や時給計算をすべて自動でできる
クラウド給与ソフト「HANJO給与」。
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面倒な給与事務から解放します。

費用対効果

以上のように、複数店舗の勤怠管理と給与計算における課題は、「HANJOタイムレコーダー」と「HANJO給与」を導入すると一挙に解決できます。では、その費用は一体いくらくらい必要となるのでしょうか？ここではネットに接続できる環境はすでに存在している2店舗で、発生する費用を説明します。

まずは打刻用タブレットと、セキュリティアプリなどそこにセットする最低限のアプリ費用が必要です。タブレットの費用は一概に言えませんが、安いものであれば1万円台で入手できるでしょう。セキュリティアプリは月額数百円程度です。もちろん、既にお持ちの端末が流用できるようであれば、余計な費用は必要ありません。
「HANJO給与」の利用料金は、従業員の数が2店舗を合計して9名以下だったとすれば、月額1,980円（税抜）です。 10名以上の場合は、5名ごとに1,000円（税抜）の追加料金でご利用いただけます。そして、「HANJOタイムレコーダー」の利用はなんと無料です。
このコラムでご説明したように複数店舗の飲食店の勤怠管理、給与計算は時間的余裕がなく、煩雑な上に心理的にも相当な負担です。それらを月々数千円で一挙に解決できますので、費用対効果は非常に高いといえるでしょう。