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複数店舗の勤怠管理・給与計算はクラウドで徹底しよう!

市販のタブレット(スマホ)をタイムレコーダー化

厚生労働省が平成29年1月に公表した「労働時間の適正な把握のために使用者が講ずべき措置に関するガイドライン」
https://www.mhlw.go.jp/file/06-Seisakujouhou-11200000-Roudoukijunkyoku/0000187488.pdf
では、使用者が始業・終業時刻を確認し、記録する方法としては、 原則として次のいずれかの方法によることが要件になっています。
(ア)使用者が、自ら現認することにより確認し、適正に記録すること。
(イ)タイムカード、ICカード、パソコンの使用時間の記録等の客観的な記録を基礎として確認し、適正に記録すること。
よって、オーナーが常駐していれば、手書きのノートなどでも(ア)を満たすことができるといえますが、 オーナーは1店舗目にいながら2店舗目を出店するとなると、店長が管理監督者と見なされないケースも多いため、 いずれか、または両方の店舗で(イ)について整備をする必要が出てきます。 必然的に、要件を満たすための機器の設置や運用コストなどが課題となります。

その有力な解決手段が、市販のタブレット(スマホ)にタイムレコーダーアプリをセットして利用する方法です。 既に持っているタブレットや、もう使わなくなったスマホ端末などを流用すれば、初期投資も抑えられます。 各社から無料・有料のアプリが多数提供されていまが、選定基準としては、従業員の名前など個人情報も登録したうえで、 過去に遡って勤怠実績を確認する場合も想定されますので、 データの保護が信頼できるかという点は重要なポイントになるでしょう。
また、飲食店の勤怠管理では、不規則になりがちな勤務実態への対応であったり、 複数回の休憩打刻やまかない(食事)の提供有無などの管理が必要になったりするケースがあります。 打刻用の端末は基本的に毎日利用することとなりますので、そういったポイントに対応できるか否かも しっかりと確認をするようにしましょう。

当サイトでご紹介している「HANJOタイムレコーダー」は、プライバシーマークの付与認定を受けています。 また、有料契約中はデータが削除されませんので安心してご利用いただけます。 飲食店向けを想定して開発されているので、複数回休憩の打刻やまかない提供有無について対応されています。

勤怠登録アプリ HANJO タイムレコーダー

ICカードによる認証打刻で不正打刻防止

まず端末としてのタブレット(以下、特に記載しない場合、このコラムで「タブレット」といった場合、 「スマホ」も含みます)本体の動作監視については、搭載されているOSや、 セキュリティソフトなどが提供しているアプリのインストール・起動制限機能などを利用するとよいでしょう。
次に打刻の真偽を保つ方法については、従業員が持っている個人的な定期券などのICカードを活用して、 端末にタッチさせて打刻を認証する方式を採用し、仲間同士での身代わり打刻を防ぐとよいでしょう。 なお、「HANJOタイムレコーダー」をNFCが搭載されている端末にセットすれば、 個人が所有しているICカード認証による打刻管理が可能です。

勤怠実績に基づいて給与を自動計算

「HANJOタイムレコーダー」で打刻をしていれば、勤怠実績はクラウド給与計算ソフトである「HANJO給与」に反映され、 実績の確認(承認)操作を行うだけで給与計算が終了しますので、給与計算にまつわる負担は一挙に解消されます。

HANJO給与の運用イメージ動画

従業員の勤怠管理や時給計算をすべて自動でできる
クラウド給与ソフト「HANJO給与」。
複雑な設定の必要がなく、クリックだけのカンタン操作で
面倒な給与事務から解放します。

HANJO給与 簡単ご利用方法 動画再生

費用対効果

まずは打刻用タブレットと、セキュリティアプリなどそこにセットする最低限のアプリ費用が必要です。 タブレットの費用は一概に言えませんが、安いものであれば1万円台で入手できるでしょう。 セキュリティアプリは月額数百円程度です。もちろん、既にお持ちの端末が流用できるようであれば、 余計な費用は必要ありません。
「HANJO給与」の利用料金は、従業員の数が2店舗を合計して9名以下だったとすれば、月額1,980円(税抜)です。 10名以上の場合は、5名ごとに1,000円(税抜)の追加料金でご利用いただけます。 そして、「HANJOタイムレコーダー」の利用はなんと無料です。
このコラムでご説明したように複数店舗の飲食店の勤怠管理、給与計算は時間的余裕がなく、 煩雑な上に心理的にも相当な負担です。それらを月々数千円で一挙に解決できますので、 費用対効果は非常に高いといえるでしょう。

  初期費用 月額費用(税抜)
タブレット 1万円~  
HANJO給与(9人分) なし 1,980円(※1)
HANJOタイムレコーダー なし 無料(※2)

※1・・・1人あたり220円/月。10名以上の場合は、5名ごとに1,000円/月で追加可能。
※2・・・10名以上の場合も、HANJOタイムレコーダー利用に追加料金は発生しません。

なお、「HANJO給与」と「HANJOタイムレコーダー」は最大2ヵ月無料でお使いいただけます。 勝手に有料プランに切り替わって課金されることもありませんので、よろしければぜひ実際にお試しください。 詳しい説明と申込方法はこちらをご参照ください。

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