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改正電帳法に飲食店オーナーはどう対応すればいいの?

スマホを使用して書類をデータ化するイメージ

令和4年1月1日より、改正電帳法が適用となります。新しいシステムを導入しなければならないのかという不安をお持ちの飲食店オーナーのみなさんも多いかと思います。 本コラムでは、個人事業主が改正電帳法にどう対応すればよいか解説します。

改正電帳法とは?

従来より「電子帳簿保存法」は存在しましたが、この法律の改正により、電子取引データの電子保存義務化(書面保存制度の廃止)や電子保存制度を導入する際の事前承認の廃止が行われました。

個人事業主にどう影響する?

電子帳簿保存法では、下記の3つの種類について定められています。

  1. 電子帳簿保存自己が作成する帳簿や決算関係書類等のデータ保存
  2. スキャナ保存紙の請求書や領収書のデータ保存
  3. 電子取引保存電子取引のデータ保存

このうち、令和4年1月1日から必ず対応しなければならないのは3のみです。具体例でいうと、メールに添付されてPDF形式で送られてきた請求書を、これまでは印刷して保存しておけばOKだったのが、令和4年1月1日からはPDFのまま保存しなければならないというものです。
3のみでしたら対応は難しくありません。慌てず準備を進めましょう。

請求書がPDFで送られてきたら?

これまでは印刷して保存すればOKでしたが、改正電帳法によって適正に保存するには電子データで保存します。
ただし、保存の方法は自由ではなく、要件がありますので、要件を満たした状態で保存しましょう。

電子取引の保存要件

大きく分けて2つの要件があります。

  1. 真実性の要件
  2. 可視性の要件

各要件の具体的中身

各要件を具体的に見ていきましょう。

1.真実性の要件

以下の措置のいずれかを行うこと

  • タイムスタンプが付された後、取引情報の授受を行う。
  • 取引情報の授受後、速やかにタイムスタンプを付すとともに、保存を行う者又は監督者に関する情報を確認できるようにしておく。
  • 記録事項の訂正・削除を行った場合に、これらの事実及び内容を確認できるシステム又は記録事項の訂正・削除を行うことができないシステムで取引情報の授受及び保存を行う。
  • 正当な理由がない訂正・削除の防止に関する事務処理規程を定め、その規程に沿った運用を行う。

2.可視性の要件

  • 保存場所に、電子計算機(パソコン等)、プログラム、ディスプレイ、プリンタ及びこれらの操作マニュアルを備え付け、画面・書面に整然とした形式及び明瞭な状態で速やかに出力できるようにしておくこと
  • 電子計算機処理システムの概要書を備え付けること
  • 検索機能を確保すること

要件を満たすための実際的対応

上記のように要件を言われても、それでいったいそれを満たすにはどうしたらいいの?という疑問を持たれるかと思います。 個人事業主の皆さんでも対応できるやり方のひとつをご紹介します。

1.真実性の要件を満たすには

上記要件のうち、の措置を選択するのが最も簡単と思われます。からは専用システムの導入が必要であったり、コストがかかったり、金銭面でも作業面でも多大な負担がかかります。
いずれかの措置で構わないとありますので、もっとも対応簡単なで対応すればOKです。

書類を不正に書き換えたり、追加したりして悪いことができないようにするために1の要件があるわけなのですが、の措置をとることで、電子データの改ざんをしていませんよといえるわけです。
事務処理規程なんて作れないと思われるかもしれませんが、見本が国税庁のサイトに掲載されています。

参考ページ:

個人事業主の例がワード形式でアップされていますからダウンロードして使えます。 この規定通りに運用していきましょう。

2.可視性の要件を満たすには

についてはつまりは保存しておいたデータを見たり出力したりできるようにパソコンとプリンタを用意、それらの機器の取扱説明書を備え付けておくというものですので、特段難しいことはないかと思います。
税務調査で税務調査官が来た時に紙の書類の代わりにデータを確認する場面を想像していただけるとわかりやすいですね。

問題のですが、専用システムを導入しないと検索機能を確保できないと考えるのは早計です。
例えば、請求書をPDF形式で受け取った場合を想定してみましょう。

  1. 請求書のPDFのファイル名に日付と取引先、金額を入れます。
    例)「20221031_㈱国税商事_110,000」
    2022年10月31日に㈱国税商事から11万円の請求書を受け取った。
  2. 次に取引の相手先ごとや月ごとのフォルダを作成し、そのフォルダに格納して保存する。
  3. そして、1真実性の要件④の規程を備え付けておく。

これで終わりです。
電子で受け取る書類は1枚だけではないはずなので、令和4年1月1日以降、この方法で電子取引を行うたびに、電子データを規則性をもって保存していきましょう。

それでも対応が難しいというあなたへ

個人事業主の場合、スタッフも雇わずにご自分ひとりで事業を行っている方も少なくありません。そのような場合、改正電帳法だとか電子取引は対応必須とか言われても、勉強する時間さえないという方もいらっしゃるかもしれません。
その場合は時代に逆行するものの、当面の間はすべて請求書や領収書などの書類はすべて紙の原紙での授受に徹底するというのも一つの方法です。
ただし、請求書はともかく、携帯電話料金や光熱費等、そもそも発行する側がすでに紙での送付は対応していないものもあるかもしれません。
その場合は観念して電子取引については、法に則った形で保存する、しかし郵送で送付いただけるものについては今まで通り紙での受領、保存をすると割り切って、電子取引保存の方法を実践していきましょう。

実務上のポイント

ここで実務上留意する点をご紹介します。

  • 事務をまかせているアルバイトさん等がいたとしても、退職時にきちんと引継ぎをしないと、過去に保存した分がどこに保存されているかわからなくなるケースが出てくると予想されます。
    紙で保存しておけば、事務所や店舗内を探せば出てきますが、パソコン内だと探すのも大変です。
    特にパソコンの入れ替え時など、過去のデータを失わない手当ては今まで以上に必要です。 バックアップは国税庁側は要件としていませんが、実際はバックアップしておかないと、保存要件を満たせない、税務調査時に調査官が資料を確認できない事態になります。
  • 請求書をメール添付で送る際、受け取る際、エクセル形式で送付しているケースが予想されます。 エクセル形式ですと送る側も受け取る側もうっかりさわって授受時と内容が変わってしまう可能性があります。
    その危険性を回避するためには、エクセル形式で請求書を作成したとしても、保存するときにPDF形式を選択して保存してから送付いただくように、先方にお願いするのもひとつの手です。

国税庁のアナウンスはしっかりフォローしましょう

最後に、改正電帳法については国税庁のサイトでアナウンスしています。追加の情報も出てきていますので、概略の理解、実践のために目を通してみるとよいと思います。

参考ページ:

今後、このコラムでご紹介した電子取引のデータ保存以外でも、自己が作成する帳簿や決算関係書類等のデータ保存についての要件や具体的な対応方法は更新されていくものと思われます。今のうちからクラウド会計ソフトなどを用いて日々の取引を適正な方法で漏らさず計上することを心がけておくと、いざという時の対応がスムーズとなるでしょう。
当サイトでご紹介している飲食店専用クラウド会計ソフト「HANJO会計」 (利用料金は申込の翌月末まで無料)も、よろしければご活用ください。

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